Agence d'assurance : la capacité professionnelle, point par point

La mise en application de la directive européenne sur la distribution d’assurances (DDA) a beau être reportée au 1er octobre prochain (lire le dossier, p. 34 à 45) le sujet n’en reste pas moins d’actua­lité. Dans cette perspective, la Fédération nationale des syndicats d’agents généraux (Agéa) s’acti­ve d’ores et déjà, afin d’aider ses adhérents à se mettre en conformité avec ce texte, dont la date de transposition dans le droit ­français est, elle, maintenue au 23 février 2018.

L’ACPR est tatillonne

Lors du premier congrès intersyndical et interrégional (C2i), organisé fin novembre dernier à La Baule (44), à l’initiative des Agéa Bretagne et Pays de la Loire, la fédération a insisté sur le fait que l’Autorité de contrôle prudentiel et de résolution (ACPR) surveillait, en particulier, la capacité professionnelle, obliga­toire pour toute personne présentant un produit d’assurance à un client.

Isabelle Monin-Lafin, avocate spécialiste et associée du cabinet Astrée Consultants, et Gaëlle Durgeau, juriste chez Agéa, ont détaillé les avantages du « classeur conformité », établi par la fédération. Cet outil, téléchargeable sur le site Internet d’Agéa et remis à jour à la rentrée 2017, permet de ­rassembler méthodiquement les pièces attestant que l’agence ­respecte scrupuleusement chacu­ne de ses obligations, en matière de capacité professionnelle.

Un classeur qui « apporte de la sérénité »

Il a constitué son classeur conformité. Après un contrôle par l’ACPR, l’agent général Jean-Philippe Martin dédramatise.

Agent général MMA à Nantes (44), Jean-Philippe Martin a commencé à constituer son classeur conformité en 2012. Il a été contrôlé par l’ACPR en septembre 2014... Lors du congrès des Agéa Bretagne et Pays de la Loire, il a vivement encouragé ses confrères à suivre cette voie. Ainsi, « la lettre recommandée de l’ACPR pour fournir des documents ne vous empêche pas de dormir... Et face à un petit dérapage, on bénéficie d’une indulgence du fait de notre bonne foi et on a le temps pour la mise en conformité. Cette dernière est d’autant plus facile que l’essentiel est déjà là, grâce au classeur. [...] Cela apporte de la sérénité. »

Explications en 7 Points

1- L’agence doit pouvoir justifier que chaque collaborateur en contact direct avec la clientèle a la capacité professionnelle requise. Cela passe, notamment, par un contrôle dès l’embau­che d’un salarié. Cette capacité peut être justifiée par un diplôme, une formation ou une expérience. D’où l’importance de suivre une procédure type pour recruter, conseillent les deux juris­tes. L’agence pourra notamment indiquer le niveau requis pour chaque poste (niveau 1 pour les encadrants, niveau 2 pour les postes nécessitant l’auto­nomie et niveau 3 pour les autres) et s’y tenir simplement en se référant à sa méthodologie. Attention : une fois DDA transposée en droit français, une formation continue de 15 heures par an, sera rendue obligatoire pour les salariés comme pour l’agent.

2- Un organigramme est également obligatoire. Les deux juristes ont insisté sur la ­nécessité que ce document « reflè­te la réalité », en termes de responsabilités et de capacités. Tel colla­borateur est-il gestionnaire de production, ou gestionnaire de production et de ­sinistres ? Est-il sous la responsabilité de l’agent ou encadré par un autre ? « Soyez très précis », a supplié Isabelle Monin-Lafin, car « face à l’administration, quand vous dites quelque chose de faux, vous avez menti ». Et Gaëlle ­Durgeau de compléter : « C’est un gage de compétence et de professionnalisme et cela permet d’avoir un dialogue constructif avec la compagnie ». Attention : un salarié recruté de niveau 3, passera, après les 150 heures de formations nécessaires, au niveau 2. Il sera alors temps de le préciser dans l’organigramme.

3- Les autorités préconisent aussi la mise en place d’un tableau de pilotage, dont un modèle est désormais présent dans le classeur. Ce document doit tracer les procédures de recrutement et l’évolution de l’agence sur un minimum de trois ans. Pour chaque salarié, l’agence indiquera son nom, sa fonction, son niveau de capacité au jour du recrutement, le justificatif de ce niveau, puis, au fil du temps, l’évolution de son poste et de sa capacité. Attention : L’agence doit avoir vérifié la capacité profes­sionnelle au moment du recrutement. Un CV ne suffit plus.

4- L’attestation d’honorabilité de chaque sala­rié est obligatoire. Si l’agent voit son hono­rabilité vérifiée par l’Organisme pour le registre unique des intermédiaires en assurance, banque et finance (Orias), il doit, lui, s’assurer de celles de ses colla­borateurs. Une déclaration sur l’honneur, dont un modèle est disponible sur les sites Web de l’Agéa et de l’Orias, suffit. Elle doit être faite au moment du recru­tement et être renouvelée « régulièrement ». Il peut, par exemple, être institué de faire signer un nouvel exemplaire à chaque entretien d’évaluation annuel. Attention : il en va de même pour un stagiaire, dès lors qu’il est en contact avec la clientèle.

5- La capacité professionnelle se justifie via le livret de stage de niveau 1 ou 2, dont un modèle figure sur les sites Internet de l’Orias et d’Agéa. « Il permet de justifier du contenu et des heures de formations dispensées aux salariés », a précisé Gaëlle Durgeau. Quand l’agence forme elle-même son collaborateur, le livret de stage constitue le seul moyen de justifier de cette forma­tion. « Ce sont des sujets aujour­d’hui très contrôlés », pointe I­sabelle Monin-Lafin. Internes ou externalisées, les formations doivent être tracées par plusieurs pièces, telles des attestations de convocation aux formations, de présence, et de formation, ainsi que des supports pour celle-ci. Attention : L’agence doit réclamer ces éléments de traçabilité à la structure qui a fourni la prestation (l’organisme de formation ou la compagnie), laquelle omet parfois de les livrer par défaut.

6- L’agence doit également pouvoir justifier des attestations de ­for­mation de niveau 3 (­téléchargeables sur le site Web de l’Orias). Attention : si une person­ne effectue une tache pour laquelle elle n’a pas la parfaite capacité, il faudra, lors d’un contrôle, la désaffecter du jour au lendemain.

7- L’agent doit aussi dispo­ser d’une copie du diplôme de chaque salarié et s’assurer, lui-même, que ce dernier est bien enregistré au Registre national des certifications professionnelles (RNCP). Attention : une école peut délivrer un diplôme en assurances, sans l’avoir enregistré au RNCP pour justifier des niveaux 1 ou 2.

Enfin, les deux juristes ont rappe­lé que le classeur conformité doit être mis à jour régulièrement : quand l’agence recrute un nouveau salarié, cible une nouvelle clientèle, signe un ­avenant avec sa mandante… Chacun de ces nouveaux éléments doit être justifié par une pièce archivée. C’est un effort essentiel et permanent. Mais « vous ne travaillez pas pour l’ACPR, vous travaillez pour vous, pour vous professionnaliser, pour garder vos mandats et aussi pour vendre votre entreprise […] Sachez que beaucoup de mandantes font des défalques sur les indemnités compen­satrices quand elles estiment que le niveau de conformité de l’agence n’est pas bon », a conclu Isabelle Monin-Lafin.

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